Neue Regeln für Rechnungen: Was Unternehmen jetzt bei Bewirtungskosten beachten müssen
Reinhild HänelNeue Regeln für Rechnungen: Was Unternehmen jetzt bei Bewirtungskosten beachten müssen
Unternehmensinhaber müssen nun strengere Regeln bei der Dokumentation von Bewirtungs- und Repräsentationskosten beachten. Die Finanzbehörden verlangen detaillierte Aufzeichnungen – unabhängig vom Rechnungsbetrag. Bei Nichteinhaltung drohen Kürzungen bei den Betriebsausgaben und steuerliche Konsequenzen.
Für Rechnungen bis 250 Euro müssen Unternehmen den vollständigen Namen und die Adresse des Dienstleisters angeben. Zudem sind das Ausstellungsdatum, die Menge und Art der Waren oder Dienstleistungen, das Leistungsdatum sowie der Preis zu dokumentieren. Fehlende Angaben können zur Ablehnung der Abzugsfähigkeit führen.
Bei Rechnungen über 250 Euro sind zusätzliche Angaben Pflicht. Dazu zählen die Steuernummer, eine fortlaufende, eindeutige Rechnungsnummer sowie der Name des steuerpflichtigen Gastgebers der Veranstaltung. Die Vorschriften gelten gleichermaßen für papierbasierte und digitale Belege.
Bei Geschäftsessen gelten besonders strenge Anforderungen. Nur maschinell erstellte, fälschungssichere Belege werden für den Steuerabzug anerkannt. Zudem muss ein digitaler oder digitalisierter interner Beleg direkt mit der Originalrechnung oder dem Kassenbon verknüpft sein. Fällt die technische Sicherheitseinrichtung (TSE) aus, können Bewirtungskosten grundsätzlich dennoch abzugsfähig bleiben.
Sämtliche geschäftsbezogenen Repräsentationsausgaben müssen vollständig dokumentiert werden – inklusive Zweck, Ort, Datum, Teilnehmer und Anlass. Ohne schriftlichen Nachweis können die Finanzämter die Ansprüche ablehnen. Aktuell sind nur 70 Prozent dieser Kosten steuerlich absetzbar.
Die Einhaltung der Vorschriften lässt sich durch elektronische Buchführung sicherstellen. Unternehmen müssen dabei spezifische Aufbewahrungsgrundsätze beachten, um die Dokumentationsstandards zu erfüllen. Reine Papierbelege reichen für steuerliche Zwecke möglicherweise nicht aus.
Ziel der neuen Regelungen ist eine strengere Kontrolle der Betriebsausgaben. Firmen müssen jede Angabe präzise erfassen, um Strafen zu vermeiden. Nur korrekt dokumentierte Aufwendungen werden steuerlich anerkannt.
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